Một trong những nỗi khổ của người khởi nghiệp, người kinh doanh là không có thời gian. Có nhiều lý do, nói chung là do công việc quá nhiều. Tuy nhiên, nhiều việc hay không thì lại do mình.
Tôi biết một người có xưởng sản xuất nội thất rất giàu, mua chiếc xe 12 tỷ để ngắm vì không có thời gian để học lái. Hai vợ chồng quần quật trong xưởng cả ngày, con cái để ông bà chăm toàn tập.
Một người anh khác, anh này bán trà, người mà tôi hay xin lời khuyên, lại rất ung dung trong việc kinh doanh. Anh chỉ làm trong giờ hành chính, sau 5 giờ là không tiếp khách, rất hiếm khi nhậu nhẹt vì công việc, tối là về chơi với con. Với anh, thời gian với con là tài sản lớn nhất anh dành cho con.
Ngoài ra trong ngày anh cũng rất rảnh, ngoài thứ Hai, thì ngày nào sau 9g sáng tôi cũng có thể qua văn phòng anh uống trà, nhờ anh tư vấn. Chỉ cần báo anh trước 1 ngày. Ngoài tôi ra, anh còn tư vấn giúp cho vài doanh nghiệp khác, hoàn toàn miễn phí.
Anh không giàu như người làm nội thất kia, nhưng nói về quy mô công ty và dòng tiền, thì chắc 80% công ty khởi nghiệp ao ước. Nhưng điều quan trọng là anh vừa có tiền, vừa có thời gian.
Vậy khác nhau giữa 2 người sếp kia là gì? Tôi thấy có 2 khác nhau quan trọng nhất.
Điều thứ nhất là việc áp dụng công nghệ vào quản lý. Ông anh bán trà của tôi áp dụng phần mềm vào quản lý gần như toàn bộ hoạt động của cty. 80% công việc quản lý gồm giao việc, đánh giá hiệu xuất nhân viên, báo cáo tự động, cảnh báo tự động đều được phần mềm phụ trách.
Anh chỉ cần lên phần mềm là biết được nhân viên đang làm việc như thế nào, tình hình khách hàng ra sao, tồn kho có ổn không. Ở bất kỳ đâu trên thế giới, miễn có internet và cái điện thoại là anh có thể quản lý cả doanh nghiệp ngon lành. Còn ông sếp bán nội thất kia vẫn đang dùng excel và một kho sổ sách để quản lý.
Tôi cũng dùng phần mềm quản lý cho các công ty của tôi. Nhờ vậy mà tôi không cần phải ở văn phòng và các bạn nhân viên cũng thoải mái hơn, tự giác hơn. Cũng nhờ phần mềm mà tôi quản lý gần 100 bạn cộng tác viên khắp cả nước dễ dàng. Tôi chỉ cần 1 nhân sự để quản lý cả 100 bạn này. Không có phần mềm chắc tôi nổ não.
Điều thứ hai là không tin nhân viên. Vì không tin nhân viên nên không dám giao việc, thành ra sếp phải ôm việc mà làm hết. Có 3 lý do chính tại sao sếp thường không tin nv:
1. Không tin nhân viên vì nghĩ cho nhân viên làm, nó giỏi thì đi mất. Nếu chúng ta không tin nhân viên trung thành thì không bao giờ có nhân viên trung thành. Với tôi, tôi luôn mong các bạn nhân viên giỏi hơn mình. Tôi dạy các bạn hết tất cả những gì tôi biết, cho các bạn làm và gửi các bạn đi học liên tục. Các bạn càng giỏi thì tôi lại càng rảnh.
Tôi xác định là 1 nhân viên ở lại với 2-3 năm là quá tốt rồi, tôi không cần hơn. Quan trọng là trong thời gian đó, bạn ấy đã cống hiến được gì cho công ty. Khi các bạn nghỉ, các bạn cũng tìm người thay thế cho vị trí mà các bạn để lại, các bạn cũng đào tạo lại cho người mới. Cái hay là nhân viên mới của tôi thường sẽ giỏi hơn nhân viên cũ vì các bạn được tiếp nhận kiến thức và trải nghiệm của 1 nhân viên giỏi và gắn kết với công ty. Từ đó chất lượng nhân viên ngày càng tăng.
2. Không tin nhân viên vì nghĩ nhân viên không làm được. Nếu không cho nhân viên làm, thì mãi mãi các bạn sẽ không làm được. Quan trọng là phải có lộ trình. Tôi có lộ trình phát triển công việc cho 1 nhân viên mới trong 6 tháng đến 1 năm, tùy vị trí. Ví dụ, 1 tháng đầu bạn ấy phải làm được abc, 1 tháng sau phải làm được xyz, cứ thế đến khi bạn hiểu rõ công việc và có thể tự học tự triển khai các công việc mới. Nếu ai không theo được lộ trình thì phải xem xét chuyển bộ phận hoặc sa thải.
Ngoài ra, nhiều khi có việc gì đó mới, giao cho nhân viên nghiên cứu nhiều khi lại tốt hơn mình. Vì mình không có nhiều thời gian như các bạn. Rất nhiều lần các bạn làm tôi ngạc nhiên vì các bạn tìm hiểu quá tốt, nếu tôi làm thì chắc không tốt bằng.
3. Không tin nhân viên vì chủ nghĩa hoàn hảo. Đúng là rất ít nhân viên làm đúng 100% ý của chúng ta. Có thể nói là không có. Vì thế ai theo chủ nghĩa hoàn hảo này thì rất khó phát triển doanh nghiệp. Chúng ta phải thỏa hiệp. Hãy để nhân làm và chấp nhận mức độ hoàn thành ở mức 70-80%. Thay vì hoàn hảo 1 việc 100%, hãy làm 1000 việc ở mức 80%. Với lại chúng ta phải để các bạn làm thì mới mong các bạn đạt được sự hoàn hảo chứ.
Ngoài ra để quản lý chất lượng công việc của nhân viên, chúng ta phải có tiêu chuẩn rõ ràng. Những tiêu chuẩn này không được mập mờ, phải dễ hiểu và được hiểu theo 1 nghĩa duy nhất. Gộp các tiêu chuẩn lại thì sẽ được 1 checklist tiêu chuẩn hoàn thành công việc.
Nếu các bạn vào nhà vệ sinh ở các tòa nhà văn phòng lớn hoặc khách sạn 4 sao trở lên. Bạn sẽ thấy một bảng checklist công việc của nhân viên dọn vệ sinh treo đâu đó trên tường. Nhân viên dọn vệ sinh cứ theo checklist này mà dọn dẹp, xong mục nào thì stick vào mục đó. Như vậy chất lượng công việc sẽ ổn định.
Tôi cũng là người cầu toàn, tôi cũng không nghĩ các bạn sẽ làm được như tôi. Nên tôi có checklist cho các công việc của nhân viên. Checklist của tôi có thể nói là khủng khiếp, nhân viên mới nào nhìn vào cũng ngộp.
Ví dụ: mỗi việc tối ưu 1 bài viết đăng trên website thôi mà đã có 95 tiêu chí, các bạn phải đạt được 88/95 tiêu chí mới được công nhận là hoàn thành công việc. Thế nhưng làm 2 tuần là các bạn quen liền. Và chất lượng bài viết phải nói là tiệm cận mức hoàn hảo tôi mong muốn.
Làm sếp cũng là một nghề, một kỹ năng. Nếu rèn luyện đúng thì kỹ năng ngày càng phát triển và việc thực thi công việc sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Quan trọng là chúng ta phải thoát khỏi các lối mòn của tư duy, mở rộng nhận thức để tiếp cận những phương pháp, tư duy quản lý, quản trị mới.